World Forum kreeg dag van tevoren pas te horen dat Zelensky kwam: 'Hele nacht doorgewerkt'

Toen hij het verzoek kreeg naar Buitenlandse Zaken te komen, ging er natuurlijk al een belletje rinkelen. 'Uiteraard, zo zijn de voorgaande grote evenementen ook begonnen.' Dan begint het speculeren: wie zal het zijn? 'Dat klopt, ja', lacht de directeur.

Toen Middendorf hoorde dat Zelensky zou komen, deed hem dat wel wat. 'Er ging wel wat emotie door me heen. Ik heb veel Oekraïense vrienden en ook bij het World Forum hebben we Oekraïense collega's. De meeste Nederlanders kennen wel iemand uit Oekraïne of hebben emotie bij de oorlog die zich zo dichtbij afspeelt. Iedereen kent de verhalen en de beelden en die dingen gaan dan wel door je heen als je hoort dat Zelensky komt.'

Veel tijd om daar bij stil te staan, was er niet. In negentien uur tijd moest het worden geregeld, want om 7.00 uur donderdagochtend moest alles gereed zijn. 'Toen was de laatste check van de veiligheidsdiensten', zegt Middendorf. 'Er komt nogal wat bij kijken. We moesten van alles regelen qua security en een safe entrance. Vanaf woensdagmiddag zijn we dus niet gestopt met voorbereiden. We hebben de hele nacht doorgewerkt.'

'Scanstraten, registratie van personen, inrichting voor de speech en het verzorgen van de techniek, ook voor alle pers', zo somt de directeur op. 'Het is dan vergelijkbaar met de security op een vliegveld. Er worden scanstraten geïnstalleerd, er vindt registratie plaats waar mensen worden gescreend en zelfs iedereen die er werkt moet zich registreren.'

'Ook is er natuurlijk continu bewaking', zegt Middendorf. 'Dat is standaard bij dit soort evenementen. Bovendien wordt er een bomcheck gedaan, dan worden alle ruimtes nog een keer nagelopen. Ook dat is standaard.'

Middendorf benadrukt dat hij dit soort opdrachten aankan vanwege de expertise en ervaring met dit soort bijeenkomsten. 'We hebben een team die dit in korte tijd kan neerzetten. Daarnaast is er altijd een goede samenwerking met de politie en militaire diensten. We zijn aan elkaar gewend en weten wat we aan elkaar hebben', zegt hij trots.

Tijdens het bezoek van Zelensky was er ook nog een 'regulier' congres over watermanagement gaande in het World Forum. 'We hebben het volledig gescheiden moeten inrichten. Dat is in plezierig overleg gegaan met de opdrachtgever van dat congres.'

Of hij zenuwachtig was toen het eenmaal begon? 'Ik ben altijd alert', reageert Middendorf. 'Misschien is dat het beste woord om het te omschrijven. Gezonde zenuwen, zegmaar. Het moet ook spannend zijn, anders is het niet leuk.'

Zelf heeft hij Zelensky ook gezien, maar wat hem het meeste bij blijft, is het feit dat het voor zijn Oekraïense medewerkers veel betekende dat de president in het World Forum was. 'Iemand in de bediening is Oekraïens. Zij mocht Zelensky bedienen. Dat deed haar wel heel veel. Het is ook fijn dat we Zelensky in zijn eigen taal ten dienst konden zijn.'

Leverde de komst van de Oekraïnse president het World Forum financieel gezien nog wat extra's op? 'Nou niet meer of minder dan andere evenementen', zegt de directeur. 'Denk dan aan zaalhuur, techniek et cetera. Ik snap de vraag, maar ik kan niet zeggen om hoeveel geld dat gaat.'

De rest van de dag is Michiel Middendorf bezig met zijn agenda weer bij te werken. Die moest namelijk wel even op de schop de afgelopen uren. Staat hij dan wel stil bij wat hij allemaal meemaakt op zo'n dag? 'Ik noem het meestal de Forrest Gump-ervaring', lacht hij. 'Je staat erbij, kijkt ernaar en bent blij dat je het allemaal mee mag maken. Het is een voorrecht op zo'n plek te werken, en dat is misschien een beetje cliché. Maar het is mooi op een of andere manier een ondersteunende rol te hebben bij een iets betere wereld. Dat geldt voor alle mensen binnen dit bedrijf.'